Linjaamalla projekti haltuun

Olen joskus tehnyt sen virheen, että lähdin viemään muotoiluprojektia eteenpäin ilman kunnollista projektinhallintaa. Tuloksena oli vain hakuammuntaa ilman suuntaa, jonne tähdätä. Onneksi olen nopea oppimaan ja palveluihini kuuluukin jokaisen projektin alkuun tuleva dbK Linjaus.

Projektin kunnollinen linjaaminen säästää sekä työaikaa, että hermoja - oli kyseessä sitten muotoilu- tai mikä tahansa muu projekti. Selvittämällä asiakkaan kanssa kerralla tapaamisessa projektin tavoitteet, rajat ja toiveet, ei jokaista asiaa tarvitse erikseen varmistella myöhemmin. Näin saavat osapuolet paremmin työrauhankin. Jopa koko projektin onnistuminen saattaa olla kiinni sen aloittamisen onnistumisesta.

Suunta muotoilulle

Jokainen tekemäni muotoiluprojekti alkaa keskustelemalla projektin toisten osapuolten kanssa. Keskustelun tarkoituksena on selvittää projektin tavoitteita, toiveita ja vaatimuksia. Keskustelu ei kuitenkaan aina välttämättä riitä selvittämään, mitä asiakas tuotteelta haluaa. Tuoteideasta on tarkoitus saada asiakkaan (ja tietysti tuotteen kohderyhmän) toiveiden näköinen. Voisin toki lähteä muotoilemaan omien mieltymysteni mukaista tuotetta, mutta koska työtäni ei ole tuotteiden kehittäminen itseäni varten, käytän apuna tyylikarttoja.

Tyylikarttojen kuvat ihmisistä, ympäristöistä ja tuotteista on lajiteltu eri tyyleiksi. Keskustelemalla kuvista asiakkaani kanssa saan konkreettisemmin selville heidän mieltymyksiään. Näin saan tuotteen muotoilulle selkeän suunnan ja pääsen luonnostelemaan ideoista asiakkaan toivomia tuotteita.

Kaikki on jo keksitty?

Lukemattomia kertoja on samoja asioita keksitty maailman eri puolilla yhtä aikaa (kts. esim. wikipedia - autot: historia: polttomoottori). Näin on käynyt myös minulle. Opiskeluaikana luokalleni annettiin tehtäväksi muotoilla mp3-soitin. Jokainen 12 opiskelijasta kehitteli omanlaisensa ratkaisun ja tuotteiden ulkonäöt erosivat toisistaan ja silloin markkinoilla olleista melkoisesti. Mp3-soittimia on kuitenkin tullut markkinoille kiivasta tahtia ja suurin osa luokkamme suunnittelemista soittimista näyttäisi tänään suunniteltuina nykyisten mallien kopioilta.

Tärkeä osa linjauksesta onkin kilpaileviin tuotteisiin tutustuminen - ei siksi, että niistä otettaisiin ideoita, vaan jotta vältettäisiin samanlaisen tuotteen tekeminen. On helpompi lähteä kehittämään uudenlaista tuotetta, kun tiedän, millaisia jo markkinoidaan. Tosin ideoiden sanotaan liikkuvan ilmassa eikä koskaan voi olla varma, että kehittämänsä tuote olisi ilmestyessään täysin ainoa laatuaan.

Vaatimuksia muotoilun helpottamiseksi

Kun nämä kolme linjauksen osiota - projektin tavoitteet, muotoilun suunta ja kilpailevat tuotteet - on selvitetty, on muotoilu helppo aloittaa. Vaikka asiakkaasta saattaa joskus tuntua kauhistuttavalta asettaa tuotteen muotoilulle tiukkoja rajoja, helpottaa se kuitenkin työtäni. Vaikeuksia tulee silloin, kun muotoilulle annetaan vapaat kädet. Koen työni olevan ongelmanratkaisua ja pyrin aina löytämään tuotemuotoilussa mahdollisuuksia vaatimusten takaa. Jos ei vaatimuksia ole, on mahdollisuuksien kirjo valtava - ja työ täyttä hakuammuntaa.

Vinkkejä onnistuneeseen projektin aloitukseen

• Selvitä projektin taustat huolella
• Selvittämällä, mitä on jo tehty, ei samaa tarvitse tehdä enää uudestaan
• Projektilla on oltava selkeät tavoitteet
• Tavoitteet antavat suunnan projektille
• Tuloksia on vaikea saada aikaan ilman SELKEITÄ, mieluiten mitattavia tavoitteita
• Rajaamalla projekti ei pääse leviämään käsistä
• Voit tehdä listan asioista, joita projektissa EI käsitellä
• Projektin osapuolien tulee olla hyvin selvillä omista tehtävistään
• Kun tehtävät jaetaan heti projektin alussa, ei niistä tarvitse myöhemmin kinata
• Projektin taustojen, tavoitteiden, rajojen ja tehtävien on oltava jokaisen osapuolen tiedossa
• Pidä huolta, että tieto kulkee myös projektin aikana kaikille

Lisävinkkejä projektinhallintaan

• Aikataulun tulee sisältää myös välitavoitteita
• Aseta aikataulu realistisesti, jotta siitä on helppo pitää kiinni
• Jos aikataulussa pysyminen on tärkeää, kannattaa etukäteen miettiä, mitä tehdään, jos aikataulu uhkaa venyä
• Jos projektissa on useampi osapuoli, kannattaa nimetä projektipäällikkö
  
• Projektipäällikön tehtävänä on huolehtia projektin sujumisesta
• Myös budjetin seuraamiseen voidaan nimetä joku osallisista